Wie moet die skema bestuur?

EIENDOM NUUS - 'n Uiters ontstelde eienaar het my geskakel om uit te vind wie verantwoordelik gehou kan word vir die duidelike agteruitgang van die skema waarin hy eiendom besit.

Hierdie vraag is so oud soos die bestaan van eiendomsbestuur. Daar is sommige regspersone en huiseienaarsverenigings wat glo dat wanneer 'n bestuursagent aangestel word, sal hy of sy die skema as geheel oorneem en hulle as eienaars en trustees het geen verantwoordelikheid meer nie.

In hierdie artikel wil ek graag die verantwoordelikheid van die lede (eienaars), die trustees of uitvoerende komitee en die bestuursagent bespreek.

Die verantwoordelikheid van die regspersoon of die huiseienaarsvereniging

Die grootste verantwoordelikheid lê by u as eienaar om gepaste en geskikte trustees of komiteelede te nomineer en aan te stel. Hierdie persone moet in die beste belang van die skema en sy lede optree, sonder enige verskuilde agendas en benadeling van die skema.

Persone wat hulself beskikbaar stel omdat hul net na hulle eie belegging en belange wil omsien, moet nie eers oorweeg word nie.

Die verantwoordelikheid van die trustees
Trustees of uitvoerende komiteelede word tydens die algemene jaarvergadering verkies vir die uitsluitlike doel om die sake van die skema te bestuur. Dit sluit in die bestuur van die finansies, aanstelling van kontrakteurs, afdwinging van die reëls en die herstelwerk en onderhoud aan die gemeenskaplike eiendom.

Ten einde hulle verpligtinge na te kom moet die trustees of uitvoerende komiteelede die wetgewing en reëls van 'n skema uitvoer, hetsy deeltitelwetgewing of die grondwet van 'n huiseienaarsvereniging. Daar word van trustees of uitvoerende komiteelede verwag om te alle tye regverdig en redelik te wees en nooit partydig te wees nie.

Ongelukkig is daar te veel skemas waar oneffektiewe en onbelangstellende trustees verkies word waar pligte en verantwoordelikhede afgeskeep word tot nadeel van die skema en sy lede. Hierdie tipe trustees pak gewoonlik die skuld op die bestuursagent wanneer dinge begin verkeerd loop.

Die verantwoordelikheid van die bestuursagent
Die bestuursagent word hoofsaaklik aangestel om die trustees by te staan met administratiewe pligte soos byvoorbeeld die uitreiking van heffingstate en die betaling van uitgawes. Die bestuursagent word gewoonlik op 'n kontrakbasis aangestel en ek stel voor dat die verantwoordelikhede baie duidelik in die bestuursooreenkoms of kontrak aangedui word en presies waarvoor hulle nie verantwoordelik is nie.

In teenstelling met wat algemeen aanvaar word, is die bestuursagent nie verantwoordelik vir die bestuur van 'n skema nie, maar die trustees. Daar is bestuursagente wat meer verantwoordelikhede aanneem as net administratiewe pligte soos bv. die neem van waterlesings, opstel van dienskontrakte, dissiplinêre verhore vir werknemers ensovoorts, maar die ekstra verantwoordelikhede moet duidelik uiteengesit word in 'n kontrak of ooreenkoms. Die trustees kan met die bestuursagent onderhandel voordat daar 'n kontrak gesluit word en 'n aanstelling gemaak word.

Ten slotte…
Die bestuur van 'n regspersoon of huiseienaarsvereniging rus vierkantig op die skouers van die trustees of uitvoerende komiteelede. Die rol van die bestuursagent is die van 'n assistent wat instruksies van die voorsitter ontvang en uitvoer. Met hulle kennis en ervaring moet die bestuursagent die trustee en komiteelede lei wanneer daar besluite gemaak moet word.