MOSSELBAAI NUUS - Mosselbaai-munisipaliteit mag waarskynlik 'n sewende, agtereenvolgende skoon oudit kwyt wees weens die onlangse, genoodsaakde oorskakeling vanaf 'n Excel-sagtewareweergawe van finansiële verslagdoening, na 'n CaseWare rekenaarprogram.
CaseWare is baie meer stabiel en bied verskeie in-jaar rapporteringsvoordele.
Weens die Munisipale Standaard Klassifikasie van Rekeninge, ook bekend as mSCOA, het die grootboekrekeninge van Mosselbaai vermeerder vanaf minder as 10 000 grootboekrekeninge, na sowat 90 000. Wat die situasie meer kompleks maak, is dat die klassifikasie van een na sewe-dimensioneel verander het.
Besonder baie herklassifikasie van uitgawes moes gedoen word; dit vereis regstellingsjoernale op die finansiële state-model wat terugwerkend geposteer moes word om die vorige twee jare se syfers aan te pas. In kort; die lêer het gewoon té groot geraak om met die Excel-rekenaarprogram, wat tot verlede jaar nog gebruik is, voort te gaan, aldus die munisipale bestuurder, adv Thys Giliomee.
Al dié veranderinge het groot druk op die interne kapasiteit van die munisipaliteit geplaas. Anders as meeste ander munisipaliteite, maak Mosselbaai tradisioneel nie van konsultante gebruik om die finansiële state op te stel nie.
Spertyd
Die munisipaliteit het gevolglik nie die finansiële state teen die spertyd - 31 Augustus - vir indiening gereed gehad nie. Artikel 126(1) van die Munisipale Finaniële-bestuurswet vereis dat munisipaliteite se jaarlikse finansiële state binne twee maande na jaareinde by die Ouditeur-Generaal vir ouditering ingedien moet word.
Hoewel die proefbalans op die finansiële stelsel volgens adv Giliomee in balans was, het die verkeerde hantering van regstellende joernale in CaseWare veroorsaak dat die CaseWare balanstaat uit balans was. Die oorsaak van die fout is eers om 22:10 op 31 Augustus besef.
Die joernale moes toe weer van vooraf voorberei word. Die joernale wat voorheen meer as 'n dag se werk was, kon nie in minder as twee ure oorgedoen word nie. Dit, asook die feit dat slegs een persoon per keer op CaseWare aan die state kon werk, het net te min tyd gelaat om alles reg te stel.
In die verlede, toe van die Excel-program gebruik gemaak is, kon meer as een beampte tegelyk aan die state werk.
Risiko
Volgens adv Thys Giliomee was daar net té veel risiko's om die state teen die spertyd op 31 Augustus in te dien.
"Ek besef dat Mosselbaai-munisipaliteit waarskynlik van 'n sewende opeenvolgende skoon oudit gediskwalifiseer mag word. Hoewel hartseer, is dit veel belangriker om die munisipaliteit se ongekwalifiseerde ouditstatus te beskerm. Die verskil tussen die 'n skoon oudit en ongekwalifiseerde oudit is in wese dat, met 'n skoon oudit, ook aan al die wetlike vereistes voldoen is, onder meer dat die state op die sperdatum ingedien is.
Akkuraat vs betyds
Die doel van finansiële state is om 'n redelike weergawe te gee van die finansiële stand en finansiële bedrywighede van die munisipaliteit en dit is daarom belangriker om die state as akkuraat geklassifiseer te kry, as om dit as betyds geklassifiseer te kry.
Advokaat Giliomee het erkenning gegee vir die lang ure wat die klein groepie individuele beamptes ingesit het om die state nietemin korrek en betyds te lewer. Die span was in twee skofte ingedeel wat die vir vyf dae onverpoos in 12-uur skofte – deurnag - gewerk en mekaar afgelos het.
"Die betrokke personeel het besondere lang ure gewerk om die state op 12 September in te dien. "Die oudit van die finansiële state word ook uitgestel en dus word die ouditopinie, bestuursverslag en jaarverslag uitgestel."
Kontrolemaatreëls
Die Uitvoerende Burgemeester, Raadsheer Harry Levendal het tydens die pas-afgelope maandelikse raadsvergadering bevestig dat verskeie kontrolemaatreëls in plek gestel is om 'n herhaling te voorkom, onder meer dat jaarliks aan die volgende sperdatums voldoen moet word:
• Dat die huidige aksieplan met doelwitdatums en spertye voor einde Mei van elke jaar hersien word;
• Dat 'n templaat wat aan die nuwe GENERAL RECOGNISED ACCOUNTING PRACTICE (GRAP) standpunte voldoen voor 30 Junie jaarliks opgestel en afgeteken moet word;
• Dat die munisipalitiet se proefbalans finaal moet wees teen nie later nie as die einde van die eerste week in Augustus; en laastens,
• Dat 'n volledige stel konsepstate aan die Interne ouditkomitee voorgehou word teen nie later nie as die einde van die derde week van Augustus
Hierdie sperdatums sal vervolgens in die prestasiemetingskontrak van werknemers vervat en gemonitor word.
Die hoofsweep van die ANC, raadslid Jovan Bruinders het gevra dat opposisie-partye ook insette moet kan lewer in enige ondersoeke, en dit betreur dat dit mag voorkom asof die munisipaliteit se trotse tradisie in gedrang gebring mag word.
Raadsheer Levendal het egter daarop gewys dat alle munisipaliteite wat ingevolge riglyne die sagtewareskuif gemaak het, in dieselfde penarie is. "Dit is nie net die raad nie, maar die personeel wat uiters hard gewerk het om die situasie te verhoed, wat uiters teleurgesteld is."
Oudit implikasies: DA reageer
Die Voorsitter van die DA Mosselbaai Kiesafdeling, Dirk Kotzé, sê in 'n persverklaring die Mosselbaai raad en munisipaliteit streef om deurgaans die beste te wees en diens van uitstaande gehalte te lewer ongeag enorme uitdagings.
"Ons is werklik baie dankbaar dat ons inwoners hul rekeninge getrou vereffen. Dit, saam met effektiewe finansiële bestuur het Mosselbaai vanjaar saam met Swartland in die gesamentlike eerste posisie geplaas as die finansieel mees volhoubare munisipaliteit in SA, aldus Ratings Africa."
Kotzé sê deur die meeste van die munisipale funksies nie uit te kontrakteer nie maar liefs self te doen, word geweldig baie fondse gespaar wat elders positief aangewend word.
"Weens die nuwe Munisipale Standaard Klassifikasie van Rekeninge (mSCOA), het die grootboekrekenige van Mosselbaai vermeerder vanaf minder as 10 000 inskrywings na sowat 90 000 inskrywings. Dié nuwe wetgewing is vanaf 1 Julie 2017 van krag. Dit het verreikende gevolge vir munisipaliteite en het tot meegebring dat ook ander vooraanstaande munisipaliteite - insluitende Swartland Munisipaliteit - ook nie die afsnydatum vir die indiening van state betyds kon maak nie. Dit kan moontlik ‘n effek hê op die munisipaliteit se sewende agtereenvolgende skoon oudit status, maar ons bly hoopvol dat dit nie die geval sal wees nie aangesien Stellenbosch-munisipaliteit ook nie laasjaar hul indieningstydlyn gehaal het nie, maar tog steeds ‘n skoon oudit verwerf het."
"Die spertyd vir indiening van state is volgens wetgewing jaarliks teen 31 Augustus. Hoewel die proefbalans op die finansiële stelsel in balans was, het die verkeerde hantering van regstellende joernale in CaseWare (rekenaarprogram) veroorsaak dat die CaseWare balansstaat uit balans was en moes al die joernale weer van vooraf voorberei word. CaseWare het aanvanklik aangedui dat daar moontlik groeipyne met die implimentering van hierdie meer stabiele nuwe program mag wees aangesien Excel nie meer die hoeveelheid inligting stabiel kon hanteer nie."
Daar is reeds planne in plek om steeds in die toekoms hierdie funksie ten volle inhuis te doen en om verdere ontwikkeling, verbetering en implimentering van CaseWare sagteware te verseker, aldus Kotzé.
"Hoewel ons teleurgesteld is dat die verandering in wetgewing daartoe mag bydra dat ons moontlik ons skoon oudit status kan verloor, wil Mosselbaai DA die munisipale personeel bedank wat in skofte vir weke aaneen, 24 uur per dag gewerk het.
Vanaf die DA se kant sal die Raad dus alles moontlik doen om stiptelike indiening van Mosselbaai Munisipaliteit se state voortaan te verseker. Die DA Mosselbaai bly vebind tot eerlike, effektiewe, skoon regering en dienslewering aan alle gemeenskappe.
'Ons bring jou die nuutste Mosselbaai, Tuinroete nuus'
